タスク管理が苦手、もしくは嫌いな社会人の皆さん、こんにちは。
同じくタスク管理が苦手な、枠の広報ブログ担当ナカタです。

私が特に苦手なのが、「一日のスケジュールを把握する」こと。

例えば、一日のうちにやるべきことが5つあったとしたら、4つ目の予定まではクリアするものの、優先順位の一番低い5つ目の予定を忘れてしまったり……。自分一人で行うタスクならまだいいですが、ミーティングなど、穴を開けてしまうと人に迷惑がかかる予定を忘れることも、しばしば……。
「忘れないようにカレンダーに記載しておこう！」と意気込むも、他の予定に紛れてしまい、ますます予定がわかりづらくなり、大変困惑しておりました……。

そんなある日、代表・白井さんが私に教えてくれたのが、革命的タスク管理ツール「asana」です。

白井さんもタスク管理に悩んでいたところ、他社員にasanaを紹介されたそうで、初めは「なんじゃこりゃ」と思いつつ使いはじめたようですが、その操作性の良さ&便利さに即座に惚れ込み、今では「asanaがいなくなったら、俺は終わる……」と真顔で呟いているほど、asanaさんにゾッコンです。

そんな枠社内で愛されるasanaについて、今回はご説明いたします！

asanaは、各個人のタスクや期限などを分かりやすくするためのツールです。
自分以外の他の社員の予定も即時に確認できる相互性があり、どんなタスクも一覧ですぐ把握でき、使い方も簡単です。

予定の追加は、最下部のタブをクリックしてテキストを入力するだけでOK。手帳やメモ書きのように直感的に使うことができます。

このように、期日や締め切り時間もワンクリックですぐ選択できます。

終わった予定はチェックボックスをワンクリックすると消えるので、面倒な操作は一切ありません。 管理ツールの使い方が複雑だと「忙しいときにツールをひらけない」「予定を登録できない」「管理が間に合わない」といった悪循環が発生してしまいます。便利だけど使い方が複雑で、ログインなどの手間もかかるデジタルツールの弱点を考慮しても「思いついたときにさっと使える」asanaのポテンシャルは、かなり高いと言えます。

一口に「タスク管理」と言っても、カレンダーツールやチャットツールなど、いろんなツールがあります。ですが、枠内部では「タスク管理にはasanaが一番いいね」という風潮が広がりつつあります。その理由を順番にご説明します。

「Googleカレンダー」など、カレンダーツールを用いて日々の予定を管理している方も多いのでは？ 枠でも、全社員がgoogleアカウントを所有して、asanaと並行してGoogleカレンダーも利用しています。

月単位で予定を把握できるので「Aさん、○日から▲日までは東京出張か」といった長期間に及ぶ予定の共有には、Googleカレンダーが最適です。また、Google Meet と連動させることで予定一覧からすぐビデオ会議ページに飛べるなど、独自の利便性も高いです。

ただ、3人以上の予定や、多忙な方の予定を同時に表示させようとすると、画面がカオスに……。これでは予定の優先順位もわからず「とりあえず入れた仮予定」に埋もれて、大事なミーティングを見過ごしてしまう危険性も。その日その日のタスク管理には、あまり向いていないツールといえます。

「チャットワーク」や「slack」など、コロナ禍によるリモートワークの普及でさらに需要が高まったチャットツール。業務上のやりとりはほとんどチャットツールで行っている企業も多いのではないでしょうか。

多くのチャットツールには検索機能が搭載されているので「別途ツールを使わなくても、予定は必要なときにチャット上で検索して見つければいいんじゃ？」と思う方も少なくないかもしれません。でも、チャットの文面って案外覚えてないものなんですよね。
私自身、「キーワード検索をしても、前にやりとりした大事なメッセージが見つからない！ どうしよう！」という目に何度も遭遇しました。

タスク管理から話が逸れますが、こちらは枠社内で起こった「ポストの鍵の暗証番号わからない事件」発生時にチャットで交わされたメッセージです。

代表・上之薗さんが枠に必要な書類を取りにきた日のこと。たまたま社内に社員が一人もおらず、必要な書類はポストの中。しかも数日前、ポスト新しく南京錠（鍵）を取り付けてしまったため、暗証番号がわからないとポストが開けられない（＝書類が回収できない）事態に……。

鍵の設置者が「南京錠」というわかりにくいワードとセットでパスワードをチャットに記載していたため、上之薗さんはパスワードにたどり着くことができず、わざわざ京都の自宅から大阪市内まで来社したのに、書類を回収できずに帰宅することになった悲しい事件でした……。

たしかに、鍵の暗証番号を探したいときは、普通「暗証番号」「鍵」といったワードでチャット検索しますよね。
「南京錠」で検索をかける人はほぼいないと思います。

検索機能をあてにすると、このように緊急時に騒ぎになる恐れがあります（ちなみに、南京錠というわかりにくい単語をチャットに投稿した犯人は私です……）。

「タスク管理が新たなタスクになって、面倒ごとが増えるから新しいツールは使いたくない」という方の気持ちはよくわかります。私も、どちらかというと新しいものアレルギーで、新しいツールの導入を躊躇してしまう人間だからです。でも、asanaに関しては枠に入社後、使い方を15分説明してもらうだけで簡単に使いこなせるようになりました。というのも、つくりがシンプルだから覚えることがそもそも少ないんです。

出社後に一日の予定をざっと入力しておくだけで、終業時間までの道のりが見えてくる便利なasana。他の社員の予定一覧にも自由にタスクを書き込むことができるから、会社全体のタスク管理の手間を減らせますよ！